담당자를 위한 준비 자료
결재 전에 정리할 내용을
한 세트에 담았습니다
기획안, 견적 비교표, 준비 체크리스트를 한 세트로 정리했습니다. 공개 운영 사례의 준비 항목을 참고해 만들었으며, 행사 조건과 실제 견적은 직접 입력합니다.
신청 없이 바로 내려받으세요. 엑셀은 직접 작성할 수 있고, PDF는 인쇄해 사용할 수 있습니다.
자료 기준일 · 금액·일정·업체는 직접 입력
1. 행사·연수 기획안
행사 목적부터 승인받을 범위까지, 정해진 조건을 적고 검토할 수 있습니다.
- 행사·연수명
- 사내에서 사용하는 행사명을 적습니다.
- 추진 목적
- 누가 참여해 무엇을 함께할지 한 문장으로 적습니다.
- 참석 대상·인원
- 대상별 인원과 당일 합류·중도 귀가 여부를 확인합니다.
- 희망 일정·기간
- 확정 일정과 조정 가능한 범위를 구분합니다.
- 지역·장소
- 사내 공간 사용 또는 외부 대관 필요 여부를 적습니다.
- 주요 구성·시간표
- 공식 순서·교육·활동·식사·이동 시간을 연결합니다.
- 사내 준비 범위
- 내부 강의, 시상 내역, 명단, 발표 자료 등을 구분합니다.
- 외부 지원 범위
- 프로그램·강사·장소·차량·현장 운영 중 필요한 일을 적습니다.
- 예산·세금 기준
- 예산 상한, 세금 포함 여부와 결제 절차를 확인합니다.
- 검토할 대안
- 같은 인원·기간·포함 항목으로 받은 견적을 비교합니다.
- 변경·안전 대응
- 인원 변경, 취소 조건, 우천·응급 상황 대응을 확인합니다.
- 결재 요청 사항
- 승인이 필요한 예산·운영 범위와 결정 희망일을 적습니다.
2. 같은 조건의 견적 비교표
각 항목의 포함 범위를 먼저 확인하세요. 금액은 원 단위로 입력하며, 별도 청구가 없다고 확인한 항목만 0으로 적습니다. 세금이 이미 포함된 견적은 중복 계산하지 않습니다. 모든 금액을 확인해 입력하면 합계가 표시됩니다.
| 비교 항목 | 안 A | 안 B | 안 C |
|---|---|---|---|
| 업체·구성명 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 참여 인원·기간 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 진행 장소·시간 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 변경·취소 조건 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 프로그램·강사 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 진행·보조 인력 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 장소 대관 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 음향·장비 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 교재·재료·제작물 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 식사·간식 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 숙박 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 차량·출장 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 보험·기타 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
| 별도 세금 | 직접 입력 | 직접 입력 | 직접 입력 |
엑셀 합계는 모든 금액을 입력한 뒤 표시됩니다. 일부 금액이 비어 있을 때 전체 금액처럼 보이지 않도록 했습니다.
3. 준비 체크리스트
기획·견적·장소·콘텐츠·운영·마무리 단계별로 담당자, 예정일과 상태를 기록하세요.
- 기획목적·참석 대상과 참여 날짜를 확인한다.
- 기획사내 일정과 외부 지원 범위를 나눈다.
- 견적동일한 인원·시간·포함 항목으로 견적을 요청한다.
- 견적세금·출장비·장비·인력의 포함 여부를 확인한다.
- 견적인원 변경·취소·추가 비용 조건을 확인한다.
- 장소좌석 배치와 활동 면적, 음향·전원 조건을 확인한다.
- 장소준비·철수 시간과 식사·숙박·차량 동선을 확인한다.
- 콘텐츠강사·사회자에게 참석 대상과 행사 목적을 전달한다.
- 콘텐츠시상 내역·퀴즈·교육 자료의 최종본을 확인한다.
- 운영집결·이동·식사·귀가를 포함한 일정표를 공유한다.
- 운영물품 수량과 배부 방법, 현장 담당자를 정한다.
- 운영우천·응급 상황 대응과 연락 체계를 확인한다.
- 마무리사진·결과 보고의 필요 범위와 전달 방식을 정한다.
- 마무리견적과 실제 진행 내역을 대조해 정산한다.
실제 운영 사례에서 참고한 내용
아래는 서식에 적힌 준비 항목의 참고 사례입니다. 사례의 인원과 일정은 우리 행사의 확정 조건이 아닙니다.
결재 자료에 넣을 구성과 견적이 필요하다면
이미 정한 조건과 지원이 필요한 항목을 알려주세요. 행사 목적에 맞춰 상담을 시작할 수 있습니다.